La pregunta, ¿puede mi jefe controlar mi correo electrónico? ha sido una de las preguntas más repetidas de los últimos tiempos, a la cual no encontraremos respuesta en ninguna norma. La incorporación de las TIC (tecnologías de la información y de las comunicaciones), a nuestra vida cotidiana ha provocado que los empresarios se vean en la necesidad de compatibilizar el uso de los ordenadores, correos electrónicos y teléfonos a nivel personal y profesional, pues nada de esto se recoge en las normas laborales.

En este sentido, los trabajadores están protegidos por el derecho fundamental a la intimidad y al secreto de las comunicaciones. No obstante, dentro de una relación laboral dichos derechos no son absolutos, pues el empresario también tiene derecho  a proteger su patrimonio empresarial y a controlar el buen desempeño del trabajador durante su jornada laboral y verificar que los medios o herramientas informáticas que se entregan a los trabajadores son utilizadas para fines profesionales.

Teniendo en cuenta el escenario anterior nos encontramos con la siguiente pregunta: ¿vulneraría el empresario los derechos fundamentales de los trabajadores si controla su correo electrónico, ordenador y teléfono?

Pues bien, como hemos comentado al principio del artículo nada se regula en la Ley, teniendo que acudir a los pronunciamientos judiciales para encontrar la respuesta. En este sentido el Tribunal Supremo (Sala de lo Social) en su Sentencia de 26 de septiembre de 2.007 entendió que “aunque el trabajador tiene derecho al respeto a su intimidad, no puede imponer ese respeto cuando utiliza un medio proporcionado por la empresa en contra de las instrucciones establecidas por ésta para su uso y al margen de los controles previstos para esa utilización y para garantizar la permanencia del servicio”.

En el párrafo anterior encontramos la clave de este asunto, es completamente necesario que el empresario establezca las reglas del juego en este sentido y que las comunique fehacientemente a los trabajadores. Es decir, es necesario tener un código de uso de las herramientas informáticas en el que el empresario determine si el uso personal por parte de los trabajadores de las TIC está permitido o no está permitido y éste deberá comunicarse a los trabajadores y que esté a su disposición.

Por tanto, si existe un código y se comunica a los trabajadores, desaparecería la expectativa de confidencialidad y el control y vigilancia del correo electrónico del trabajador estarían en principio permitidos, sin que se produzca en tal caso vulneración del secreto de las comunicaciones. De esta manera, si los medios proporcionados por la empresa se utilizan para usos privados en contra de estas prohibiciones y con conocimiento de los controles y medidas aplicables, no podrá entenderse que, al realizarse el control, se ha vulnerado “una expectativa razonable de intimidad” en los términos que establece el Tribunal Europeo de Derechos Humanos.

En definitiva, lo determinante para que el jefe pueda legalmente “espiar” el correo de sus empleados es que previamente haya informado a los trabajadores y que dichos controles sean proporcionales con el fin o la información que se pretende obtener.

Por lo que si te encuentras en una situación parecida y no tienes claro si los empresarios han vulnerado tu derecho a la intimidad, ponte en contacto con nosotros y te resolveremos cualquier tipo de duda. Nuestra primera consulta es gratuita.

The following question: “Can my boss control my email?” has been one of the most repeated questions in recent times, being a question for which there is no definite answer. The incorporation of ICT (information and communication technology) into our daily lives has made employers see the need to adapt the use of computers, email accounts and telephones at a personal and professional level. However it seems that none of this has been incorporated into labor standards.

In this sense, workers are protected by the fundamental right to privacy and secrecy of communications. However, within an employment relationship such rights are not absolute, because the employer also has the right to protect their business assets and control the efficient performance of the employee during working hours and verify that the means or tools that are delivered to workers are used for professional purposes.

Given the abovementioned scenario, we must consider the following question: “Does the employer violate the fundamental rights of workers if he or she monitors employee´s email, computer and telephone?”

Truth be told, nothing is regulated by the Law, which makes us turn to judicial pronouncements in order to find the answer. In this regard, the Supreme Court (Sala de lo Social) in its judgment of the 26^th of September 2007 understood that “even if the worker is entitled to respect for their privacy, such respect of privacy cannot be imposed when the worker uses any means of media provided by the company against instructions issued by the latter to ensure continuity of service.”

In the previous paragraph, we find the key to this matter is for the employer to set the rules in this regard and communicate them to the workers. That is, it is essential to have a code of use of IT tools in which the employer determines whether the personal use of ICT by his or her workers is or isn´t allowed. This should be communicated to employees and be always available to them.

Therefore, if there is a code of use and it is communicated to the workers, the expectation of confidentiality will disappear and the monitoring of workers’ emails would be permitted, without resulting in the breach of confidentiality of privacy of communications. This means that, should company resources be used for private purposes, contravening Company rules and with full knowledge of the controls in place, such control cannot be considered an infringement of a “reasonable expectation of privacy” in the terms established by the European Court of Human Rights.

Ultimately, the determining condition that would give the employer the right to legally “monitor” employees´ mail is whether he or she had previously informed the workers of this and if such monitoring is within appropriate use.

If you find yourself in a similar situation and you are not sure if your employer has violated your privacy, please contact us and we will be happy to resolve any doubts. Our first consultation is free.